Een betaalsysteem voor online coaching: iDEAL, incasso en abonnementen
Door Shandor de Prouw, coach en oprichter van KOHORT
3 minuten lezen
Een goed betaalsysteem voor online coaching zorgt dat je niet elke maand achter betalingen aan zit. Je klant betaalt een keer via iDEAL en daarna gaat het bedrag vanzelf af met automatische incasso. De factuur en een herinnering komen er vanzelf achteraan.
Hieronder lees je hoe dat werkt, waar je op let bij btw en wat er gebeurt als een betaling mislukt.
iDEAL en automatische incasso
In Nederland betaal je online meestal met iDEAL. Voor een maandabonnement is dat alleen niet genoeg, want dan moet je klant elke maand zelf betalen. Daarom start je met een iDEAL-betaling die meteen een machtiging voor automatische incasso afgeeft. Elke volgende maand gaat het bedrag dan vanzelf af.
In KOHORT loopt dat via Stripe, op je eigen rekening. Je klant kiest een pakket, betaalt met iDEAL en de rest gaat vanzelf.
Goed om te weten: een incasso mag je klant tot acht weken na de afschrijving laten terugboeken. Dat is een regel van de banken en geen fout van je systeem. Je ziet het terug als openstaande betaling.
Pakketten en rittenkaarten
Je zet je aanbod een keer neer als pakket: een maandbedrag voor begeleiding, of een rittenkaart als je lessen geeft. Je klant kiest en betaalt. Daarna loopt het abonnement vanzelf.
Wil een klant even stoppen, bijvoorbeeld door een blessure of een vakantie, dan zet je het abonnement op pauze. Opzeggen en later opnieuw beginnen is dan niet nodig.
Btw op je coaching
Op coaching en begeleiding geldt in de regel het algemene btw-tarief van 21 procent. Het lage tarief van 9 procent geldt alleen als je zeker weet dat jouw dienst eronder valt. Zit je in de kleineondernemersregeling of geldt er een vrijstelling, dan reken je geen btw. Vraag het bij twijfel aan je boekhouder.
In KOHORT kies je het tarief per pakket, in hetzelfde scherm als het bedrag. Je ziet dan meteen wat je klant echt betaalt. Op de factuur staan het bedrag en de btw apart.
Als een betaling mislukt
Een incasso kan mislukken, bijvoorbeeld als er te weinig op de rekening staat. De bank meldt dat pas na een paar dagen. Daarom gaat de app van je klant niet meteen dicht.
In KOHORT krijg jij een melding als een incasso mislukt. Je kiest zelf hoeveel dagen een klant krijgt om alsnog te betalen. Is de termijn om, dan ziet je klant in de app wat er aan de hand is en hoe het op te lossen is. Er gaan geen gegevens verloren. Voor een klant die je kent, geef je met een klik meer ruimte.
Je eigen rekening, zonder tussenpartij
Je klanten betalen rechtstreeks aan jou, via je eigen Stripe-account. Het geld komt niet langs KOHORT en KOHORT neemt er niets van af. Je betaalt alleen de transactiekosten van Stripe.
Veelgestelde vragen
- Wat kost een betaling via iDEAL of incasso?
- Dat zijn de tarieven van Stripe per transactie. Die zie je in je eigen Stripe-account. KOHORT rekent daar niets bovenop.
- Kan ik ook facturen sturen in plaats van een incasso?
- Ja. Een abonnement kan ook per factuur lopen. Je klant betaalt dan elke keer zelf en krijgt een herinnering als de factuur openstaat.
- Heb ik een eigen Stripe-account nodig?
- Ja. Dat koppel je in KOHORT in een paar stappen. Zo komt het geld op jouw rekening en regel je je eigen btw.
- Welk btw-tarief moet ik rekenen?
- Op coaching en begeleiding meestal 21 procent. Het lage tarief van 9 procent alleen als je zeker weet dat je dienst eronder valt. Vraag bij twijfel je boekhouder.
Zie het zelf
Kijk rond in de demo zonder account, of bouw je eigen omgeving. Je betaalt pas bij je eerste echte klant.